L’art de mener une réunion

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L’organisation et la conduite de réunions font partie de l’ordinaire du cadre dirigeant, que ce soit dans une entreprise, au sein d’une association ou dans toute autre forme d’organisation sociale. Une réunion de travail, en court-circuitant certains goulets hiérarchiques, fonctionnels ou structurels, se révèle souvent le meilleur moyen de résoudre des problèmes ou de faire avancer très rapidement les choses. Encore faut-il qu’elle ait fait l’objet d’une préparation minutieuse et qu’elle soit bien menée.

Toujours bien préparer la réunion

La première chose à faire est, bien évidemment de déterminer le motif de la réunion, son objectif et le résultat attendu. Une réunion de travail implique toujours la consommation de ressources en temps et en argent et doit donc trouver de solides justifications. Le choix des participants découle de ces premières considérations et doit être arrêté sans tarder. Une personne sera désignée responsable de l’organisation matérielle et de la logistique. Il lui reviendra de déterminer la date et le lieu prévus, et d’envoyer en conséquence les convocations accompagnées d’un ordre du jour précis. Un organisateur avisé profitera du délai pour préparer les documents nécessaires. Si possible, ces dossiers seront dispatchés aux participants, un à deux jours avant la date prévue.

Le volet logistique est très important. Le moindre couac peut assombrir l’ambiance et générer des tensions inutiles. Transparents, flipcharts, vidéoprojecteurs, sonorisation gagneraient à être utilisés lors d’une petite simulation en avant-première. Le site Le Mag de l’Entreprise est en mesure de vous conseiller dans ces dossiers. Des vérifications de dernière minute sont toujours obligatoires, en particulier le bon fonctionnement des divers appareils. La dernière considération et certainement la plus importante, est l’état de préparation mentale du meneur de jeu qui doit être capable d’intérioriser toutes les dimensions et implications de la réunion qu’il a convoquée.

Un mode opératoire déjà bien rodé

En supposant que toutes les conditions évoquées précédemment sont réunies, les derniers ingrédients pour une réunion réussie figurent durant le déroulement du conclave lui-même. La désignation d’un animateur et d’un secrétaire précède l’ouverture de la séance durant laquelle le problème est reformulé et l’ordre du jour rappelé, avec le temps imparti à chaque thème.

L’animateur est présent pour veiller à une stricte ponctualité et au respect du timing. La clé du succès repose sur ce minutage, car une réunion qui n’a pas épuisé son ordre du jour est toujours un fiasco. Tout en recueillant l’ensemble des points de vue des gens présents, car tout le monde est tenu de participer, l’animateur doit cadrer les temps de parole afin de rester focalisé sur l’essentiel et ne pas perdre du temps dans les détails.

En fin de réunion, il convient de faire le point sur les décisions prises et de confirmer l’assentiment de tous les participants et de noter par écrit les suites à donner avec échéancier de réalisation et désignation des responsables. En cas d’absence de consensus, juste relever les positions antinomiques. Le cas échéant, la date de la prochaine réunion est à arrêter, avec la fixation de la date à laquelle le procès-verbal de séance sera adressé aux fins d’approbation et de signature par chacun des participants. Les réunions au pied levé et la « réunionnite aigüe » sont rarement gage de succès !

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